Certificação de Produtos e as ações durante a pandemia do (COVID-19)

Estabelecidas condições extraordinárias para realização das atividades de Certificação durante a pandemia do coronavírus (COVID-19)

Considerando o estado de calamidade pública reconhecido pelo Decreto Legislativo nº 6, de 20 de março de 2020 e a Lei nº 13.979, de 06 de fevereiro de 2020, que dispõe sobre as medidas para enfrentamento da emergência de saúde pública de importância internacional decorrente do coronavírus, e da implantação de medidas extraordinárias devido à essa pandemia do (COVID-19),

E, haja vista que as empresas estão continuamente exposta a riscos e oportunidades, eventos ou circunstâncias extraordinárias que podem ir além do seu controle organizacional, e, dessa forma, afetar temporariamente sua organização e, consequentemente a sua certificação, por força maior, impedindo que os Organismos de Avaliação da Conformidade (OAC) realize as etapas planejadas do processo de certificação em curso como as de auditorias de campo e ensaios de segurança nos produtos. Sendo assim, os Organismos de Certificação e as empresas afetadas podem encontrar muitos desafios na solução de problemas, os quais devem ser analisados caso a caso.

Implementação de Ações para continuidade das Certificações de Produtos

Levando em consideração a necessidade de implementação de medidas de forma a permitir a continuidade de Novas certificações, bem como a manutenção das atividades de avaliação para certificação de produtos regulamentados pelo Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia – Inmetro de forma a se conduzir e gerar menor impacto possível, e, tendo em consideração que os Organismos de Avaliação da Conformidade (OAC) devem avaliar os riscos e impactos das certificações de seus clientes, assim como a de viabilizar a continuidade da certificação por meio do estabelecimento política, documentação e processo, descrevendo as etapas a serem tomadas no caso de uma organização certificada afetada por um evento extraordinário.

Considerando que foram estabelecidas condições alternativas pelo Inmetro aos Organismos de Avaliação da Conformidade (OAC), incluindo os Organismos de Certificação de Produtos (OCP) para realização das atividades de avaliação da conformidade em plantas fabris localizadas em países afetados pela epidemia do coronavírus (COVID-19), incluindo o Brasil, onde tais ações inclui:

Análise de Risco baseada em registros;
Tomada de decisão pelo adiamento da auditoria de manutenção/recertificação pelo OCP;
Utilização de Auditoria Remota pelo (OAC) conforme preconizado nos documentos mandatórios do International Accreditation Forum (IAF), como forma alternativa.

Organismo de Certificação deverá realizar uma análise de risco baseada nos registros das últimas auditorias internas, análises críticas da alta gestão da empresa e tratamentos de reclamações, bem como no histórico de não conformidades em ensaios dos produtos.

Tais ações serão necessárias para flexibilizar a continuidade das manutenções ou concessão das certificações das empresas, em principal àquelas que não podem ter suas atividades paralisadas. Confira os detalhes a seguir:

Análise de Risco baseada em registros

O Organismo de Certificação deverá realizar uma análise de risco baseada nos registros das últimas auditorias internas, análises críticas da alta gestão da empresa e tratamentos de reclamações, bem como no histórico de não conformidades em ensaios dos produtos.

Decisão pelo adiamento da auditoria de manutenção/recertificação pelo OCP

Após a análise de risco realizada pelo OCP, este poderá tomar a decisão de adiar a auditoria de manutenção ou recertificação, observadas as seguintes condições de acordo com a Portaria 111 de 27 de março de 2020:

I – O adiamento da auditoria por decisão registrada do OCP não impede a emissão do documento de confirmação da manutenção ou do certificado, no caso de recertificação, nos prazos previstos pela portaria específica do produto/objeto;
II – Caso a decisão seja pelo adiamento da auditoria de manutenção/recertificação, este adiamento Não Deve ser superior a 6 meses, a contar da data em que a decisão for registrada pelo OCP, devendo ao final deste prazo, ser realizada na empresa/fabricante ou prestador de serviços, mesmo que isto implique, a posteriori, na realização de 2 (duas) auditorias presenciais dentro de uma mesma etapa de avaliação, de acordo com os prazos em que cada regulamento exige;
III – Alternativamente, baseado na análise de risco efetuada e considerada a existência de adequadas condições para tal, o OCP poderá tomar a decisão pela execução de auditoria remota;
IV – No caso de auditoria remota, o que pode incluir o item “Tratamento de Reclamações” estabelecido pela portaria específica do produto/objeto, a atividade de auditoria de manutenção ou recertificação poderá ser dada por realizada pelo OCP, dispensando-se a realização de auditoria presencial citada em II;
V – Caso a análise de risco prevista não suporte o adiamento da auditoria ou as condições de funcionamento da fábrica não suportem a realização de auditoria remota, o certificado deverá ser suspenso pelo OCP.

Ensaios de Segurança/eficência previstos no regulamento específico do produto/objeto (avaliação de manutenção)

Os ensaios poderão ser realizados pelo fabricante em laboratórios de 1ª ou 3ª parte acreditados no Brasil ou no exterior, no âmbito do ILAC Mutual Recognition Arrangement (ILAC MRA), independente do critério de utilização de laboratórios previsto no regulamento de avaliação da conformidade específico do produto/objeto.

Estando devidamente justificada e documentada, o OCP poderá tomar a decisão pela emissão do “Documento de Manutenção da Certificação” ou do novo “Certificado” (no caso de recertificação), sem a realização dos ensaios previstos no regulamento Inmetro específico do produto/objeto; entretanto, o mesmo fica obrigado a realizar tais ensaios em até 6 (seis) meses após a o registro da decisão, mesmo que isto implique na realização de duas rodadas de ensaios em uma mesma etapa de avaliação.

É importante destacar, que todas as condições anteriores se aplicam à certificação de novas famílias, no caso de certificação por família, ou de novos modelos, no caso de certificação de modelo.

Naquilo que for aplicável, estão igualmente abrangidos pelas condições estabelecidas anteriormente todos os esquemas de avaliação da conformidade de serviços, processos ou sistemas, incluindo os de adesão voluntária, publicados pelo Inmetro, que envolvam avaliação da conformidade por Organismos de Certificação de Produtos ou por Organismo de Auditoria Florestal acreditado com base na Portaria Inmetro 235, de 08 de maio de 2012.

Para outros Organismos de Certificação acreditados

Organismos de Certificação de Cadeia de Custodia, acreditados com base na Portaria Inmetro 512 de 16 de outubro de 2012, deverão observar as orientações constantes no documento do PEFC, “COVID-19: Guidance for certification bodies and certified companies“, de forma a alinhar o Programa Brasileiro de Certificação Florestal – Cerflor ao PEFC – Programme for the Endorsement of Forest Certification pelo qual o Cerflor é reconhecido.

Já os Organismos de Certificação do Manejo Florestal, acreditado com base na Portaria Inmetro 547 de 25 de outubro de 2012, deverão observar as orientações do Ofício Circular nº 5/2020/Dicor/Cgcre-Inmetro.

Como ficam as Certificações Iniciais de produtos (concessão inicial)?

No caso dos processos iniciais de certificação, ficam aplicadas condições excepcionais, as quais podem ser adotadas no período de 1º de janeiro de 2020 a 30 de junho de 2020.

O OCP poderá tomar a decisão pela execução de auditoria remota, o que inclui o item “Tratamento de Reclamações” previsto no regulamento específico do produto/objeto, ficando sob seu critério a realização posterior de auditoria presencial para confirmação da certificação.

Ensaios de Segurança/eficência previstos no regulamento específico do produto/objeto (avaliação inicial)

Aceitação de Relatórios de ensaios emitidos em até 6 meses antes do início do processo de certificação

Poderá ser Aceitos Relatórios de ensaios emitidos em até 6 meses antes do início do processo de certificação.

Estando devidamente justificada e documentada, o OCP pode tomar a decisão pela emissão do certificado utilizando relatório de ensaio emitido há no máximo 6 (seis) meses antes do início do processo de certificação, desde que o referido relatório faça referência a amostras que façam parte da família ou modelo objeto da certificação e à base normativa igual ou equivalente à prevista no regulamento de avaliação da conformidade específico do produto/objeto.

Na ocorrência da decisão pela aceitação de relatórios, o OCP fica obrigado à realização dos ensaios previstos no regulamento de avaliação da conformidade específico do produto/objeto em até 6 (seis) meses após a concessão do certificado, o que não substituirá os ensaios previstos na primeira avaliação de manutenção, devendo ser mantidos registros das atividades, análises e decisões pelo OCP, bem como das evidências que as justifiquem, para apresentação ao Inmetro pelo OCP, quando solicitado.

Declaração de Fornecedor de Produto

Nos casos em que a avaliação da conformidade por Declaração do Fornecedor de Produto, a apresentação do(s) relatório(s) de ensaio nas etapas de manutenção e renovação do Registro de Objeto fica adiada pelo período de 6 (meses) contados a partir dos prazos de manutenção ou renovação previstos no regulamento de avaliação da conformidade específico do produto/objeto, desde que o vencimento do prazo de tais etapas esteja compreendido no período de 1º de janeiro de 2020 a 30 de junho de 2020.

Adiamento dos Ensaios

No caso de adiamento dos ensaios, o fornecedor deverá anexar no Sistema Orquestra, na tarefa de manutenção ou renovação respectiva ao adiamento, o documento previsto no subitem 6.1.2.1 “b)” da Portaria Inmetro 512/2016:

b) atestado da conformidade do objeto aos requisitos estabelecidos no Regulamento específico (Certificado de Conformidade ou Declaração da Conformidade do Fornecedor);

Concessão inicial de Registro de Objeto

A concessão inicial de Registro de Objeto com base na avaliação da conformidade por meio da Declaração do Fornecedor de Produto poderá prescindir da apresentação do(s) relatório(s) de ensaios previstos no regulamento de avaliação da conformidade específico do produto/objeto, desde que seja solicitada no prazo previsto no período de 1º de janeiro de 2020 a 30 de junho de 2020.

No prazo máximo de 6 (seis) meses, contados da concessão do Registro, o fornecedor deverá apresentar o(s) relatório(s) de ensaios obtido(s) com base nas determinações do regulamento específico do produto/objeto, o que não substituirá os ensaios previstos na primeira avaliação de manutenção.

Independentemente das condições extraordinárias previstas pela Portaria 111 de 27 de março de 2020, os requisitos
técnicos previstos pelos regulamentos do Inmetro, devem ser cumpridos pelos fornecedores.

Conclusão

Denota-se que tais ações adotadas pelo Inmetro para continuidade das certificações das empresas serão de grande valia, pois estas ações flexibilizarão outras ações que serão adotadas pelo Organismos de Certificação junto as empresas, em principal aquelas que realmente não podem ter as suas atividades paralisadas neste período da pandemia do COVID-19 em nosso Brasil.

Também, é muito importante ressaltar que ações distintas serão necessárias para cada uma das empresas, pois levarão em consideração diversos fatores, tais como infraestrutura, tipo de empresa, tecnologia, operação, etc.

Outro ponto a se considerar, é que os Organismos de Certificação devem ter protocolos, procedimentos ou processos bem estabelecidos com relação a aplicação de auditorias remotas nas empresas como alternativa, seguindo conforme determina os documentos mandatórios do International Accreditation Forum (IAF), pois o uso da tecnologia de informação será um recurso de fundamental e necessário nesse período em que muitas locais e empresas encontram-se com suas atividades paralisadas, e ações como o distanciamento social e outras devem ser respeitadas conforme preconiza a Organização Mundial de Saúde (OMS), Ministério da Saúde (MS), prefeitura, estados e municípios.#ficaemcasa